Stadgar för Svenska Modellhästföreningen
Information
§1 a) Föreningens namn
Föreningens svenska namn är Svenska Modellhästföreningen.
Föreningens engelska benämning är Swedish Model Horse Society.
§1 b) Föreningsform
Föreningen är ideell.
§1 c) Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.
§1 d) Föreningens säte
Föreningen har sitt säte i Stockholm.
§1 e) Föreningens syfte
Syftet med föreningen är att ideellt främja och värna om modellhästhobbyn, att sprida kunskap och skapa gemenskap samt att verka som en knutpunkt för hobbyn inom Sverige (och övriga Norden).
Föreningen fullföljer sitt syfte genom att:
§1 f) Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.
§2 MEDLEMSKAP
§2 a) Medlemskap
Förening är öppen för alla fysiska personer som är intresserade av föreningens syfte, som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift. När medlemsavgiften är betald är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Medlemskap startar vid datum för inbetalning av medlemsavgiften och fortsätter under ett år. Vid löpande förnyelse av medlemskapet gäller det datumet som registrerades vid första inbetalningen.
§2 b) Medlemsavgift
Årsavgiften för medlemskap fastställs av ordinarie årsmöte för ett år i taget.
§2 c) Typer av medlemskap
Veteran
Personer över 21 år som varit med i föreningen längre än tre år.
Novis
Personer under 21 år. Man är novis till och med det år man fyller 21. Personer som är nya i föreningen och över 21 år är novis i tre år. (Det är givetvis frivilligt att vara novis i tre år och man kan direkt gå med i föreningen som fullt betalande medlem.)
Familjemedlem
Är man fler än en i familjen (folkbokförda på samma adress) som vill vara med i föreningen kan man betala in ett familjemedlemskap för denna/dessa. För att vara familjemedlem så krävs att minst en i familjen är fullt betalande medlem. Notera at det endas skickas ut ett exemplar av Modellhästnytt per familj.
§2 d) Återvändande novismedlemmar
För att bjuda tillbaka före detta novismedlemmar till hobbyn och föreningen så erbjuds en återvändande novismedlem som varit borta i fem år att återinträda som novis i ett år även om man åldersmässigt tillhör medlemstypen Veteran, se §2c.
Kraven som skall uppfyllas är:
§2 e) Medlems rättigheter och skyldigheter
En medlem:
§2 f) Utträde ur föreningen
En medlem kan när som helst gå ur föreningen. Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till medlemsansvarige och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. En medlem som inte betalat medlemsavgift när medlemskapsåret går ut anses ha uttryckt en sådan önskan. Medlemskapet upphör genom att personen avförs från medlemsförteckningen.
§2 g) Varning
En medlem som bryter mot stadgarna, som skadar eller motarbetar föreningen eller dess medlemmar kan få en skriftlig varning från styrelsen. Beslut om varning tas med enkel majoritet. Beslut om varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett en varning. I varningen skall skälen för redovisas. En medlem som frivilligt gått ur föreningen i samband med en, eller flera varningar måste söka återinträde i föreningen. Ansökan ska vara skriftlig och bifallas eller avslås av styrelsen. Beslut om återinträde tas med enkel majoritet.
§2 h) Uteslutning
En medlem som efter att ha fått en skriftlig varning från styrelsen inte rättar sig kan uteslutas ur föreningen av styrelsen. Beslut om uteslutning tas med kvalificerad majoritet (minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade). Beslut om uteslutning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen för uteslutning redovisas. En medlem räknas som utesluten då ett meddelande om beslutet nått vederbörande. Utesluten medlem kan söka återinträde i föreningen. Ansökan ska vara skriftlig och bifallas eller avslås av styrelsen. Beslut om återinträde tas med enkel majoritet.
§2 i) Tolkning och tvist
Vid tvist mellan medlemmar i föreningen har medlemmarna rätt att söka medling av styrelsen. Båda medlemmarnas syn på ärendet skall presenteras för styrelsen. Vid ev. omröstning tas beslut med kvalificerad majoritet (minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade). Vid tvist mellan medlem och styrelse kan ärendet presenteras på årsmötet. Både enskild medlems och styrelsens syn på ärendet skall presenteras för årsmötet. Vid ev. omröstning tas beslut med kvalificerad majoritet (minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade).
§3 STYRELSEN
§3 a) Sammansättning
Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen. Styrelsen består av ordförande som väljs av årsmötet, 3-8 övriga ledamöter samt 0-3 suppleanter. Minst en ordinarie ledamot eller en suppleant bör vid valtillfället vara under 21 år och utses till ungdomsrepresentant. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte.
§3 b) Adjungering
Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.
§3 c) Styrelsens uppdrag
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall – inom ramen för föreningens stadgar – svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att:
§3 d) Kallelse
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det.
§3 e) Beslutsmässighet och omröstning
Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst fyra ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet, s.k. majoritetsbeslut, om inget annat står i stadgarna. Varje person med rösträtt har en röst. Nedlagda röster räknas inte. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst, utom vid personval, då lotten gäller. Röstning får inte ske genom ombud.
§3 f) Protokoll
Vid möte skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av två särskilt utsedda protokolljusterare. Om en styrelsemedlem har avvikande mening kan det antecknas till protokollet om så önskas. I brådskande fall får ordföranden besluta att ett ärende skall avgöras omgående vid sidan av pågående styrelsemöte(ett ärende som ligger utanför den pågående mötesagendan) eller mellan två möten. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas och noteras i pågående möte under punkten Övrigt eller vid det närmast därefter följande möte.
§3 g) Överlåtelse av beslutanderätten
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till utsedda arbetsgrupper eller ansvarsroller(enskild medlem). Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen.
§3 h) Dagordning för konstituerande möte
§1 Mötets öppnande
§2 Val av ordförande för mötet
§3 Val av sekreterare för möte
t§4 Val av justerare
§5 Styrelsens konstituering
a) Ordförande: … (valdes av årsmötet ÅÅÅÅ-MM-DD)
b) Vice ordförande: ….
c) Sekreterare: …
d) Kassör: …
e) Ungdomsledamot: …(valdes av årsmötet ÅÅÅÅ-MM-DD)
f) Övriga ledamöter:
g) Suppleanter: …(1e) och …(2e) (valdes av årsmötet ÅÅÅÅ-MM-DD)
§6 Övriga poster/funktionärer/ansvarsområden
§7 Firmatecknare
§ 8 Nästa möte
§9 Mötets avslutande
§3 i) Uppdatering av adresser för email efter konstituerande möte
Efter konstituerande möte ska:
§4 VERKSAMHET OCH EKONOMI
§4 a) Firmateckning
Rätten att skriva avtal i föreningens namn, föreningens firma, tecknas av ordförande och kassör var för sig. Firmatecknare agerar gemensamt, dvs. för att ett avtal skall gälla skall båda skriva på. Firmatecknare ska vara myndig, om ordförande eller/och kassör är omyndiga, kan en myndig styrelsemedlem ta över firmatecknandet.
§4 b) Verksamhetsår och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår skall vara kalenderår(1 januari – 31 december).
§4 c) Överskott
Uppkommer ett överskott i föreningens verksamhet ska detta föras i ny räkning.
§4 d) Arkivering
Informationen som uppstår i en förening till följd av dess verksamhet är så kallad funktionell information. Den är en viktig källa för funktionärerna då föreningen ordnar verksamhet. Informationen har bevisvärde och således har den juridisk betydelse.
Följande dokumentation bedöms vara funktionell för föreningen:
Årsmötesprotokoll
Årsmötesprotokoll sparas i original hos föreningens sekreterare.
Digitala årsmötesprotokoll sparas på föreningens hemsida under medlemssidorna.
Styrelseprotokoll
Styrelseprotokoll sparas i original hos föreningens sekreterare.
Digitala styrelseprotokoll sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
Styrelsehandlingar
Övriga handlingar som tagits fram av styrelsen samt utgående och inkomna handlingar sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
Stadgarna
Stadgarna i original skall sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät samt presenteras enligt stadga §7 a) Publicering.
Räkenskaper/Bokföring
Enligt den svenska bokföringslagen och bokföringsnämnden skall räkenskaper och bokföring sparas i minst 7 år. Alla kvitton, all dokumentation och samtliga underlag för bokföringen skall sparas och arkiveras hos föreningens kassör.
Digitala underlag kan sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
Bokslutshandlingar
Bokslutshandlingar som tas fram till årsmötet skall sparas på föreningens hemsida under medlemssidorna.
Medlemsregistret
Medlemsregistrets skall sparas med en backup 2ggr per år samt att medlemslistan som går ut via MHN skall sparas. Förvaring sker på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
RIKSreglementet
RIKSreglementet i original skall sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät samt finnas tillgänglig på hemsidan under RIKSinformationen.
Hemsidan
Föreningens hemsida, lagras och supportas med backup enligt leverantörens avtal.
Register
Registret
Presenteras och förvaras i original på föreningens hemsida.
Stuteriregistret
Presenteras och förvaras i original på föreningens hemsida.
Tävlingsregistret
Presenteras och förvaras i original på föreningens hemsida.
ModellhästNytt
Redaktionen är ansvarig för att spara ModellhästNytt på föreningens hemsida under redaktionens intranät.
§5 ÅRSMÖTE
§5 a) Ordinarie Årsmöte
Ordinarie årsmöte ska hållas under mars månad varje år. I regel hålls årsmötet i samband med arrangemanget NovisVårShowen. Plats och tid är beroende av arrangemanget och beslutas i samråd mellan arrangör och styrelse.
§5 b) Kallelse
Kallelse skall delges medlemmar minst 30 dagar innan mötet och skall distribueras via ModellhästNytt, föreningens hemsida samt föreningens Facebook grupp. Kallelsen skall innehålla plats, tid, dagordning samt var årsmöteshandlingarna kommer att finnas tillgängliga.
§5 c) Motioner
Om en medlem önskar få ärende diskuterat vid ordinarie årsmöte ska han eller hon skriftligen meddela detta till styrelsen senast 21 dagar innan årsmötet. Motionen bör innehålla en bakgrundsbeskrivning, motivation och s.k. yrkande (tydliga punkter som årsmötet kan rösta om) samt namn på personen som står bakom motionen. Styrelsen skall till årsmötet ge skriftligt yttrande med en rekommendation för förslaget.
§5 d) Propositioner
Om styrelsen önskar få ett ärende diskuterat vid ordinarie årsmöte ska en proposition skrivas. Propositionen bör innehålla en bakgrundsbeskrivning, motivation och s.k. yrkande (punkter som årsmötet kan rösta om) samt namnen på styrelsemedlemmarna som står bakom motionen.
§5 e) Revisor och revision
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte.
Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast den 31 januari. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.
§5 f) Valberedning
Valberedningen sammanträder när sammankallande eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 8 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Valberedningen skall ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen, se §5 m) och n).
Senast en vecka före årsmötet skall valberedningen meddela styrelsen (via mail) och röstberättigade medlemmar (via föreningens hemsida) sitt förslag.
§5 g) Årsmöteshandlingar
Följande handlingar räknas till årsmöteshandlingar:
Årsmöteshandlingarna skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka innan mötet via föreningens hemsida.
§5 h) Dagordning – Ordinarie årsmöte
§1. Mötets öppnande
§2. Justering av röstlängd
§3. Val av mötesordförande
§4. Val av mötessekreterare
§5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
§6. Frågan om årsmötet blivit stadgeenligt utlyst
§7. Styrelsens årsredovisning
§9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
§10. Val av ordförande
§11. Val av ordinarie ledamöter
§12. Val av suppleanter
§13. Ungdomsrepresentant
§14. Val av revisor och revisorsuppleant.
§15. Val av ledamöter i valberedningen samt utseende av sammankallande.
§16. Beslut om omedelbar justering av punkterna 10 – 15.
§17. Beslut om fastställande av medlemsavgift för kommande verksamhetsår.
§18. Beslut om fastställande av anmälningsavgifter för kommande verksamhetsår.
§19. Budgetförslag inför 2017
§20. Propositioner från styrelsen samt motioner från medlemmarna.
§21. Övriga ärenden.
§22. Mötets avslutande.
§5 i) Protokoll
Protokoll skall föras på mötet. Protokollet skall justeras av mötesordföranden och av två särskilt utsedda protokolljusterare.
§5 j) Rösträtt
Varje medlem som har betalt medlemsavgiften senast 30 dagar före mötet har en röst. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
§5 k) Fullmakt
En medlem kan låta en annan medlem rösta för sig genom skriftlig fullmakt.
Fullmakten skall innehålla:
§5 l) Beslut och röstetal
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. Omröstning sker öppet med bifallsrop (acklamation) eller omröstning (votering) via handuppräckning. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att det alternativ som erhållit högsta antalet röster är valt oberoende av hur dessa röster förhåller sig till totala antalet röster. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra.
För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär att mer än hälften av totala antalet röster skall bifalla beslutet. Nedlagda röster räknas inte. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten.
§5 m) Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem i föreningen. Styrelsemedlem kan inte ingå i valberedningen eller vara revisor. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen.
§5 n) Val på årsmötet
Val av ordförande i styrelsen
Ordförande väljs av föreningens årsmöte. Ordförande väljs för 1 år i taget.
Val av ledamöter i styrelsen
Ledamöter väljs av föreningens årsmöte. Ledamöter väljs för två år i taget. Det är önskvärt att hälften av ledamöterna avgår varje år.
Val av suppleanter i styrelsen
Suppleanter väljs av föreningens årsmöte. Suppleanter väljs för ett år i taget. Inbördes ordning utses på suppleanterna.
Val av ungdomsrepresentant i styrelsen
Ungdomsrepresentant väljs av föreningens årsmöte. Ungdomsrepresentant skall vid valtillfället vara under 21 år. Ungdomsrepresentant skall vara ledamot eller suppleant enligt ovan.
Ungdomsrepresentant väljs för 1 år i taget.
Val av revisorer
Revisor och Revisors suppleant väljs av föreningens årsmöte. Revisorer väljs för ett år i taget.
Val av valberedning
Valberedningen väljs av föreningens årsmöte. En sammankallande och övriga ledamöter utses. Valberedningen väljs för 1 år i taget.
§5 o) Fyllnadsval
Om årsmötet inte fyller alla val enligt stadgarna eller om förtroendevald avgår från sin post under verksamhetsåret kan ett fyllnadsval utlysas under ett extra årsmöte.
§5 p) Medlemsavgift
Medlemsavgift fastställs av ordinarie årsmötet enligt §2 b) Medlemsavgift, medlemsavgiften skall fastställas för alla typer av medlemskap enligt§2 c) Typer av medlemskap.
§5 q) Anmälningsavgifter för RIKS och NovisVårShowen
Anmälningsavgifter för RIKS samt NovisVårShowen fastställs av ordinarie årsmötet. Följande anmälningsavgifter skall inkluderas.
RIKS
Väcks vid ordinarie årsmöte förslag i ett ärende som inte finns medtaget i kallelsen kan ärendet tas upp till behandling men inte till beslut.
§5 s) Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller en fjärdedel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. En sådan begäran skall avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.
Ärenden att behandla
På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.
Dagordning – Extra årsmöte
§1. Mötets öppnande
§2. Justering av röstlängd
§3. Val av mötesordförande
§4. Val av mötessekreterare
§5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
§6. Frågan om det extra årsmötet blivit stadgeenligt utlyst
§7. Ärenden att behandla
a)…
b)…
§8. Mötets avslutande
Möteshandlingar
Följande handlingar räknas till möteshandlingar på ett extra årsmöte:
Följande stadgar gäller även extra årsmöte:
§6 a) Arbetsgrupper & Ansvarsroller
Föreningen har definierat ett antal arbetsgrupper och ansvarsroller som är till för att fördela arbetsbördan gällande föreningens aktiviteter. Alla arbetsgrupper och ansvarsroller skall dokumenteras i detta kapitel av stadgarna, under varje paragraf skall det framgå benämning, ansvarsområde, uppdrag och ev. roller. En arbetsgrupp eller ansvarsroll är inte en egen juridisk person, utan lyder alltid under föreningen.
§6 b) Halvårs- och årsrapport
Alla arbetsgrupper och ansvarsroller skall lämna en halvårs- och årsrapport till styrelsen.
Halvårsrapport
Skall innehålla:
Årsrapport
Skall innehålla:
§6 c) Arkivering och backup
Alla arbetsgrupper och ansvarsroller är enskilt ansvarigt för arkivering och backup av gruppens/rollens funktionella material som används i löpande verksamhet. Vissa grupper/roller har specifikt ansvar för föreningens funktionella information, se respektive grupp/roll i detta kapitel samt stadga §4 d) Arkivering.
§6 d) Email
Alla arbetsgrupper och ansvarsroller har ansvar för:
§6 e) RIKSgruppen
Ansvarsområde
RIKSgruppen ansvarar för RIKS och arbetar fram förslag för utformning av RIKS, föreningens årliga utställning. Förslag ska godkännas i styrelsen innan de verkställs.
Roller
RIKSgruppens uppdrag beskrivs i RIKSreglementet. Arkivering av föreningens funktionella information enligt §4d) RIKSreglementet
Kontakt
Email: [email protected]
§6 f) Kvalkortsgruppen
Ansvarsområde
Kvalkortsgruppen är ansvarig för regler och hanteringen av kvalkort samt stjärnkort.
Roller
Gruppen generellt:
Kontakt
Email: §6 g) Fotoshowsgruppen
Ansvarsområde
Fotoshowsgruppen ansvarar för fotoshower som hålls i föreningens regi.
Roller
Kontakt
Email: [email protected]
§6 h) Redaktionen för Modellhästnytt
Ansvarsområde
Redaktionen ansvarar för utformning och utgivning av medlemstidningen ModellhästNytt som utkommer 4 ggr per år.
Roller
Kontakt
Email: §6 i) Webbgruppen
Ansvarsområde
Webbgruppen ansvarar för föreningens hemsida, officiella Facebooksida, Facebook medlemsgrupp och föreningens Instagramkonto.
Roller
Hemsidan
Kontakt
Email: §6 j) Marknadsföringsgruppen
Ansvarsområde
Marknadsföringsgruppen ansvarar för föreningens marknadsföring.
Roller
Kontakt
Email: [email protected]
§6 k) Shoppen
AnsvarsområdeAnsvarig för shoppen har hand om föreningens shop som är tillgänglig för medlemmar.
Uppdrag
Kontakt
Email: [email protected]
§6 l) Auktionsansvarig
Ansvarsområde
Auktionsansvarig anordnar och koordinerar en auktion till förmån för föreningen under RIKS.
Uppdrag
Kontakt
Email: [email protected]
§6 m) Medlemsansvarig
Ansvarsområde
Medlemsansvarig håller register över föreningens medlemmar. (Kassören rapporterar till medlemsansvarig när det kommit in medlemsavgifter på föreningens konto.)
Uppdrag
Kontakt
Email: [email protected]
§6 n) Fadderansvarig
Ansvarsområde
Tillhandahålla faddrar (erfarna hobbyister) till nya medlemmar samt eventuellt för föräldrar till yngre nya medlemmar. Överlag besvara frågor från nya medlemmar. Eventuellt handha ”showfaddrar” för nya utställare (endast på showen).
Uppdrag
Kontakt
Email: [email protected]
§6 o) Registersamordnare
Ansvarsområde
Registersamordnaren är ansvarig för uppdateringen av listorna (registren) för rasregister, stuterier samt tävlingar.
Uppdrag
Kontakt
Email: [email protected]
§7 STADGAR
§7 a) PubliceringFöreningens stadgar skall publiceras på föreningens hemsida.
§7 b) Stadgeändring
Förslag till ändring av stadgarna får ske skriftligen av såväl medlem som styrelsen. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande årsmöten, med minst tre månaders mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte. Beslutet måste bifallas av minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade.
§7 c) Tolkning och tvist
Om parter inom föreningen inte kan enas om hur en stadga ska tolkas, gäller så kallat tolkningsföreträde. Inom föreningen har styrelsen tolkningsföreträde gällande stadgarna.
§8 UPPLÖSNING AV FÖRENINGEN
§8 a) Upplösning
Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen till mötet. Beslut om upplösning skall ske på två på varandra följande årsmöten, med minst tre månaders mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte. Beslutet måste bifallas av minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade.
§8 b) Tillgångar
Vid upplösning ska föreningens ev. skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar överföras till en förening som arbetar för djurskyddets fromma. Årsmötet beslutar vid det sista mötet till vilken förening tillgångarna skall skänkas till. En ansvarig (likvidator) ska utses för att sköta betalning av ev. skulder, överföring av tillgångar, avsluta föreningens konton samt avregistrering från skatteverket.
§8 c) Sociala medier
Vid upplösning ska föreningens sociala medier hanteras.
Föreningens hemsida skall uppdateras med information om att föreningen har upplösts. Sidan skall finnas kvar till dess att det är dags att förnya den kostnadsmässigt, då skall den stängas ner. Övriga sociala medier så som t.ex. Facebook och Instagram skall uppdateras med information om att föreningen har upplösts. Information och konton bör ligga kvar under ett års tid och sedan avslutas. En ansvarig ska utses för att sköta avslutandet av föreningens hemsida samt föreningens övriga konton i sociala medier.
§8 d) Handlingar
Vid upplösning ska föreningens funktionella handlingar (se §4d)hanteras. Arkivering av funktionella handlingar hanteras av årsmötet som upplöser föreningen. Enligt lag skall räkenskaper och bokföring sparas (se §4d).
- Organisationsnummer: 802420-5299
- Föreningen bildades 3e Februari 1990
- Dessa stadgar har antagits:
Revision A – Vid årsmötet 2017-03-11 samt vid årsmötet 2018-04-28.
§1 a) Föreningens namn
Föreningens svenska namn är Svenska Modellhästföreningen.
Föreningens engelska benämning är Swedish Model Horse Society.
§1 b) Föreningsform
Föreningen är ideell.
§1 c) Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.
§1 d) Föreningens säte
Föreningen har sitt säte i Stockholm.
§1 e) Föreningens syfte
Syftet med föreningen är att ideellt främja och värna om modellhästhobbyn, att sprida kunskap och skapa gemenskap samt att verka som en knutpunkt för hobbyn inom Sverige (och övriga Norden).
Föreningen fullföljer sitt syfte genom att:
- upprätthålla en hemsida som knutpunkt för föreningen och hobbyn
- befinna sig på sociala medier
- arrangera modellhästutställningar samt sätta upp regler för dessa
- ge sina medlemmar rådgivning och information om hobbyn
- bedriva fadderverksamhet för medlemmar och deras familjer
- publicera ett medlemsblad
- utge ett informationsblad
§1 f) Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.
§2 MEDLEMSKAP
§2 a) Medlemskap
Förening är öppen för alla fysiska personer som är intresserade av föreningens syfte, som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift. När medlemsavgiften är betald är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Medlemskap startar vid datum för inbetalning av medlemsavgiften och fortsätter under ett år. Vid löpande förnyelse av medlemskapet gäller det datumet som registrerades vid första inbetalningen.
§2 b) Medlemsavgift
Årsavgiften för medlemskap fastställs av ordinarie årsmöte för ett år i taget.
§2 c) Typer av medlemskap
Veteran
Personer över 21 år som varit med i föreningen längre än tre år.
Novis
Personer under 21 år. Man är novis till och med det år man fyller 21. Personer som är nya i föreningen och över 21 år är novis i tre år. (Det är givetvis frivilligt att vara novis i tre år och man kan direkt gå med i föreningen som fullt betalande medlem.)
Familjemedlem
Är man fler än en i familjen (folkbokförda på samma adress) som vill vara med i föreningen kan man betala in ett familjemedlemskap för denna/dessa. För att vara familjemedlem så krävs att minst en i familjen är fullt betalande medlem. Notera at det endas skickas ut ett exemplar av Modellhästnytt per familj.
§2 d) Återvändande novismedlemmar
För att bjuda tillbaka före detta novismedlemmar till hobbyn och föreningen så erbjuds en återvändande novismedlem som varit borta i fem år att återinträda som novis i ett år även om man åldersmässigt tillhör medlemstypen Veteran, se §2c.
Kraven som skall uppfyllas är:
- Att personen var Novis när denne lämnade föreningen
- Att personen har varit icke aktiv i hobbyn under minst 5 år. (Icke aktiv betyder att personen inte deltagit i shower och sociala medier angående hobbyn.)
§2 e) Medlems rättigheter och skyldigheter
En medlem:
- har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
- har rätt att ta del av föreningens funktioner som finns tillhanda för medlemmarna
- har rätt till information om föreningens angelägenheter
- skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan
- har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen
- skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen
§2 f) Utträde ur föreningen
En medlem kan när som helst gå ur föreningen. Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till medlemsansvarige och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. En medlem som inte betalat medlemsavgift när medlemskapsåret går ut anses ha uttryckt en sådan önskan. Medlemskapet upphör genom att personen avförs från medlemsförteckningen.
§2 g) Varning
En medlem som bryter mot stadgarna, som skadar eller motarbetar föreningen eller dess medlemmar kan få en skriftlig varning från styrelsen. Beslut om varning tas med enkel majoritet. Beslut om varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett en varning. I varningen skall skälen för redovisas. En medlem som frivilligt gått ur föreningen i samband med en, eller flera varningar måste söka återinträde i föreningen. Ansökan ska vara skriftlig och bifallas eller avslås av styrelsen. Beslut om återinträde tas med enkel majoritet.
§2 h) Uteslutning
En medlem som efter att ha fått en skriftlig varning från styrelsen inte rättar sig kan uteslutas ur föreningen av styrelsen. Beslut om uteslutning tas med kvalificerad majoritet (minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade). Beslut om uteslutning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen för uteslutning redovisas. En medlem räknas som utesluten då ett meddelande om beslutet nått vederbörande. Utesluten medlem kan söka återinträde i föreningen. Ansökan ska vara skriftlig och bifallas eller avslås av styrelsen. Beslut om återinträde tas med enkel majoritet.
§2 i) Tolkning och tvist
Vid tvist mellan medlemmar i föreningen har medlemmarna rätt att söka medling av styrelsen. Båda medlemmarnas syn på ärendet skall presenteras för styrelsen. Vid ev. omröstning tas beslut med kvalificerad majoritet (minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade). Vid tvist mellan medlem och styrelse kan ärendet presenteras på årsmötet. Både enskild medlems och styrelsens syn på ärendet skall presenteras för årsmötet. Vid ev. omröstning tas beslut med kvalificerad majoritet (minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade).
§3 STYRELSEN
§3 a) Sammansättning
Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen. Styrelsen består av ordförande som väljs av årsmötet, 3-8 övriga ledamöter samt 0-3 suppleanter. Minst en ordinarie ledamot eller en suppleant bör vid valtillfället vara under 21 år och utses till ungdomsrepresentant. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte.
§3 b) Adjungering
Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen.
§3 c) Styrelsens uppdrag
När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall – inom ramen för föreningens stadgar – svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att:
- Kontrollera att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas.
- Verkställa av årsmötet fattade beslut.
- Planera, leda och fördela arbetet inom föreningen.
- Ansvara för och förvalta föreningens medel.
- Överlämna räkenskaper m.m. till revisorerna.
- Förbereda årsmöte.
§3 d) Kallelse
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det.
§3 e) Beslutsmässighet och omröstning
Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst fyra ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet, s.k. majoritetsbeslut, om inget annat står i stadgarna. Varje person med rösträtt har en röst. Nedlagda röster räknas inte. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst, utom vid personval, då lotten gäller. Röstning får inte ske genom ombud.
§3 f) Protokoll
Vid möte skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av två särskilt utsedda protokolljusterare. Om en styrelsemedlem har avvikande mening kan det antecknas till protokollet om så önskas. I brådskande fall får ordföranden besluta att ett ärende skall avgöras omgående vid sidan av pågående styrelsemöte(ett ärende som ligger utanför den pågående mötesagendan) eller mellan två möten. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas och noteras i pågående möte under punkten Övrigt eller vid det närmast därefter följande möte.
§3 g) Överlåtelse av beslutanderätten
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till utsedda arbetsgrupper eller ansvarsroller(enskild medlem). Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen.
§3 h) Dagordning för konstituerande möte
§1 Mötets öppnande
§2 Val av ordförande för mötet
§3 Val av sekreterare för möte
t§4 Val av justerare
§5 Styrelsens konstituering
a) Ordförande: … (valdes av årsmötet ÅÅÅÅ-MM-DD)
b) Vice ordförande: ….
c) Sekreterare: …
d) Kassör: …
e) Ungdomsledamot: …(valdes av årsmötet ÅÅÅÅ-MM-DD)
f) Övriga ledamöter:
g) Suppleanter: …(1e) och …(2e) (valdes av årsmötet ÅÅÅÅ-MM-DD)
§6 Övriga poster/funktionärer/ansvarsområden
§7 Firmatecknare
§ 8 Nästa möte
§9 Mötets avslutande
§3 i) Uppdatering av adresser för email efter konstituerande möte
Efter konstituerande möte ska:
- en lista på styrelseposter med tillhörande emailadresser skickas till webbmaster, dvs personliga adresser som ska knytas till föreningens officiella adresser
- adressen till den nya gruppen för styrelsen skickas till webbmaster
§4 VERKSAMHET OCH EKONOMI
§4 a) Firmateckning
Rätten att skriva avtal i föreningens namn, föreningens firma, tecknas av ordförande och kassör var för sig. Firmatecknare agerar gemensamt, dvs. för att ett avtal skall gälla skall båda skriva på. Firmatecknare ska vara myndig, om ordförande eller/och kassör är omyndiga, kan en myndig styrelsemedlem ta över firmatecknandet.
§4 b) Verksamhetsår och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår skall vara kalenderår(1 januari – 31 december).
§4 c) Överskott
Uppkommer ett överskott i föreningens verksamhet ska detta föras i ny räkning.
§4 d) Arkivering
Informationen som uppstår i en förening till följd av dess verksamhet är så kallad funktionell information. Den är en viktig källa för funktionärerna då föreningen ordnar verksamhet. Informationen har bevisvärde och således har den juridisk betydelse.
Följande dokumentation bedöms vara funktionell för föreningen:
Årsmötesprotokoll
Årsmötesprotokoll sparas i original hos föreningens sekreterare.
Digitala årsmötesprotokoll sparas på föreningens hemsida under medlemssidorna.
Styrelseprotokoll
Styrelseprotokoll sparas i original hos föreningens sekreterare.
Digitala styrelseprotokoll sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
Styrelsehandlingar
Övriga handlingar som tagits fram av styrelsen samt utgående och inkomna handlingar sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
Stadgarna
Stadgarna i original skall sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät samt presenteras enligt stadga §7 a) Publicering.
Räkenskaper/Bokföring
Enligt den svenska bokföringslagen och bokföringsnämnden skall räkenskaper och bokföring sparas i minst 7 år. Alla kvitton, all dokumentation och samtliga underlag för bokföringen skall sparas och arkiveras hos föreningens kassör.
Digitala underlag kan sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
Bokslutshandlingar
Bokslutshandlingar som tas fram till årsmötet skall sparas på föreningens hemsida under medlemssidorna.
Medlemsregistret
Medlemsregistrets skall sparas med en backup 2ggr per år samt att medlemslistan som går ut via MHN skall sparas. Förvaring sker på föreningens hemsida under styrelsens intranät.
RIKSreglementet
RIKSreglementet i original skall sparas på föreningens hemsida under styrelsens intranät samt finnas tillgänglig på hemsidan under RIKSinformationen.
Hemsidan
Föreningens hemsida, lagras och supportas med backup enligt leverantörens avtal.
Register
Registret
Presenteras och förvaras i original på föreningens hemsida.
Stuteriregistret
Presenteras och förvaras i original på föreningens hemsida.
Tävlingsregistret
Presenteras och förvaras i original på föreningens hemsida.
ModellhästNytt
Redaktionen är ansvarig för att spara ModellhästNytt på föreningens hemsida under redaktionens intranät.
§5 ÅRSMÖTE
§5 a) Ordinarie Årsmöte
Ordinarie årsmöte ska hållas under mars månad varje år. I regel hålls årsmötet i samband med arrangemanget NovisVårShowen. Plats och tid är beroende av arrangemanget och beslutas i samråd mellan arrangör och styrelse.
§5 b) Kallelse
Kallelse skall delges medlemmar minst 30 dagar innan mötet och skall distribueras via ModellhästNytt, föreningens hemsida samt föreningens Facebook grupp. Kallelsen skall innehålla plats, tid, dagordning samt var årsmöteshandlingarna kommer att finnas tillgängliga.
§5 c) Motioner
Om en medlem önskar få ärende diskuterat vid ordinarie årsmöte ska han eller hon skriftligen meddela detta till styrelsen senast 21 dagar innan årsmötet. Motionen bör innehålla en bakgrundsbeskrivning, motivation och s.k. yrkande (tydliga punkter som årsmötet kan rösta om) samt namn på personen som står bakom motionen. Styrelsen skall till årsmötet ge skriftligt yttrande med en rekommendation för förslaget.
§5 d) Propositioner
Om styrelsen önskar få ett ärende diskuterat vid ordinarie årsmöte ska en proposition skrivas. Propositionen bör innehålla en bakgrundsbeskrivning, motivation och s.k. yrkande (punkter som årsmötet kan rösta om) samt namnen på styrelsemedlemmarna som står bakom motionen.
§5 e) Revisor och revision
Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte.
Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast den 31 januari. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.
§5 f) Valberedning
Valberedningen sammanträder när sammankallande eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 8 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Valberedningen skall ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen, se §5 m) och n).
Senast en vecka före årsmötet skall valberedningen meddela styrelsen (via mail) och röstberättigade medlemmar (via föreningens hemsida) sitt förslag.
§5 g) Årsmöteshandlingar
Följande handlingar räknas till årsmöteshandlingar:
- Årsmötets dagordning
- Verksamhetsberättelse för det gångna året
- Balansräkning för det gångna året
- Resultatrapport för det gångna året
- Budgetuppföljning för det gångna året
- Revisionsberättelse för det gånga året
- Budgetförslag för det kommande året
- Motioner och Styrelsens yttrande/rekommendation
- Propositioner
- Valberedningens förslag för det kommande året
- Dokument gällande punkten §21 Övriga ärenden.
Årsmöteshandlingarna skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka innan mötet via föreningens hemsida.
§5 h) Dagordning – Ordinarie årsmöte
§1. Mötets öppnande
§2. Justering av röstlängd
§3. Val av mötesordförande
§4. Val av mötessekreterare
§5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
§6. Frågan om årsmötet blivit stadgeenligt utlyst
§7. Styrelsens årsredovisning
- Balansräkning
- Resultatrapport
- Budgetuppföljning
- Revisionsberättelse
- Verksamhetsberättelse
§9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
§10. Val av ordförande
§11. Val av ordinarie ledamöter
§12. Val av suppleanter
§13. Ungdomsrepresentant
§14. Val av revisor och revisorsuppleant.
§15. Val av ledamöter i valberedningen samt utseende av sammankallande.
§16. Beslut om omedelbar justering av punkterna 10 – 15.
§17. Beslut om fastställande av medlemsavgift för kommande verksamhetsår.
§18. Beslut om fastställande av anmälningsavgifter för kommande verksamhetsår.
§19. Budgetförslag inför 2017
§20. Propositioner från styrelsen samt motioner från medlemmarna.
§21. Övriga ärenden.
§22. Mötets avslutande.
§5 i) Protokoll
Protokoll skall föras på mötet. Protokollet skall justeras av mötesordföranden och av två särskilt utsedda protokolljusterare.
§5 j) Rösträtt
Varje medlem som har betalt medlemsavgiften senast 30 dagar före mötet har en röst. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
§5 k) Fullmakt
En medlem kan låta en annan medlem rösta för sig genom skriftlig fullmakt.
Fullmakten skall innehålla:
- Medlemmens namn
- Fullmäktiges namn
- Vilket möte och datum som fullmakten gäller
- Eventuella undantag då medlemmen vill rösta på ett specifikt alternativ
- Ort och datum som fullmakten utfärdades
- Underskrift
§5 l) Beslut och röstetal
Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. Omröstning sker öppet med bifallsrop (acklamation) eller omröstning (votering) via handuppräckning. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att det alternativ som erhållit högsta antalet röster är valt oberoende av hur dessa röster förhåller sig till totala antalet röster. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra.
För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär att mer än hälften av totala antalet röster skall bifalla beslutet. Nedlagda röster räknas inte. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten.
§5 m) Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem i föreningen. Styrelsemedlem kan inte ingå i valberedningen eller vara revisor. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen.
§5 n) Val på årsmötet
Val av ordförande i styrelsen
Ordförande väljs av föreningens årsmöte. Ordförande väljs för 1 år i taget.
Val av ledamöter i styrelsen
Ledamöter väljs av föreningens årsmöte. Ledamöter väljs för två år i taget. Det är önskvärt att hälften av ledamöterna avgår varje år.
Val av suppleanter i styrelsen
Suppleanter väljs av föreningens årsmöte. Suppleanter väljs för ett år i taget. Inbördes ordning utses på suppleanterna.
Val av ungdomsrepresentant i styrelsen
Ungdomsrepresentant väljs av föreningens årsmöte. Ungdomsrepresentant skall vid valtillfället vara under 21 år. Ungdomsrepresentant skall vara ledamot eller suppleant enligt ovan.
Ungdomsrepresentant väljs för 1 år i taget.
Val av revisorer
Revisor och Revisors suppleant väljs av föreningens årsmöte. Revisorer väljs för ett år i taget.
Val av valberedning
Valberedningen väljs av föreningens årsmöte. En sammankallande och övriga ledamöter utses. Valberedningen väljs för 1 år i taget.
§5 o) Fyllnadsval
Om årsmötet inte fyller alla val enligt stadgarna eller om förtroendevald avgår från sin post under verksamhetsåret kan ett fyllnadsval utlysas under ett extra årsmöte.
§5 p) Medlemsavgift
Medlemsavgift fastställs av ordinarie årsmötet enligt §2 b) Medlemsavgift, medlemsavgiften skall fastställas för alla typer av medlemskap enligt§2 c) Typer av medlemskap.
§5 q) Anmälningsavgifter för RIKS och NovisVårShowen
Anmälningsavgifter för RIKS samt NovisVårShowen fastställs av ordinarie årsmötet. Följande anmälningsavgifter skall inkluderas.
RIKS
- Öppna
- Veteran
- Novis
- Fantasy
- Veteran
- Novis
- Performance
- Veteran
- Novis
- NovisRIKS
- Novis
- Summa för deltagande i alla divisioner
- Öppna
- Fantasy
- Performance
- Summa för deltagande i alla divisioner
Väcks vid ordinarie årsmöte förslag i ett ärende som inte finns medtaget i kallelsen kan ärendet tas upp till behandling men inte till beslut.
§5 s) Extra årsmöte
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller en fjärdedel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. En sådan begäran skall avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran.
Ärenden att behandla
På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.
Dagordning – Extra årsmöte
§1. Mötets öppnande
§2. Justering av röstlängd
§3. Val av mötesordförande
§4. Val av mötessekreterare
§5. Val av två justeringsmän tillika rösträknare
§6. Frågan om det extra årsmötet blivit stadgeenligt utlyst
§7. Ärenden att behandla
a)…
b)…
§8. Mötets avslutande
Möteshandlingar
Följande handlingar räknas till möteshandlingar på ett extra årsmöte:
- Extra årsmötets dagordning
- Dokument gällande punkten §7 Ärenden att behandla
Följande stadgar gäller även extra årsmöte:
- §5 b) Kallelse
- §5 i) Protokoll
- §5 j) Rösträtt
- §5 k) Fullmakt
- §5 l) Beslut och röstetal
§6 a) Arbetsgrupper & Ansvarsroller
Föreningen har definierat ett antal arbetsgrupper och ansvarsroller som är till för att fördela arbetsbördan gällande föreningens aktiviteter. Alla arbetsgrupper och ansvarsroller skall dokumenteras i detta kapitel av stadgarna, under varje paragraf skall det framgå benämning, ansvarsområde, uppdrag och ev. roller. En arbetsgrupp eller ansvarsroll är inte en egen juridisk person, utan lyder alltid under föreningen.
§6 b) Halvårs- och årsrapport
Alla arbetsgrupper och ansvarsroller skall lämna en halvårs- och årsrapport till styrelsen.
Halvårsrapport
Skall innehålla:
- Utförda aktiviteter/händelser januari-juni
- Planerade aktiviteter/händelser juli-december
- Budgetuppföljning januari-juni
Årsrapport
Skall innehålla:
- Utförda aktiviteter/händelser för hela året
- Budgetuppföljning för hela året
- Begäran om budget inför nästkommande år
- Planerade aktiviteter/händelser inför nästkommande år
§6 c) Arkivering och backup
Alla arbetsgrupper och ansvarsroller är enskilt ansvarigt för arkivering och backup av gruppens/rollens funktionella material som används i löpande verksamhet. Vissa grupper/roller har specifikt ansvar för föreningens funktionella information, se respektive grupp/roll i detta kapitel samt stadga §4 d) Arkivering.
§6 d) Email
Alla arbetsgrupper och ansvarsroller har ansvar för:
- Att email-adressen som skickas till webmaster är korrekt
- Om email-adressen är till en grupp, måste gruppen tillåta email från utomstående adresser
- att mail från [email protected] kommer fram korrekt till rätt mottagare, dvs test att skicka till adressen
§6 e) RIKSgruppen
Ansvarsområde
RIKSgruppen ansvarar för RIKS och arbetar fram förslag för utformning av RIKS, föreningens årliga utställning. Förslag ska godkännas i styrelsen innan de verkställs.
Roller
- Sammankallande
- Medlemmar
RIKSgruppens uppdrag beskrivs i RIKSreglementet. Arkivering av föreningens funktionella information enligt §4d) RIKSreglementet
Kontakt
Email: [email protected]
§6 f) Kvalkortsgruppen
Ansvarsområde
Kvalkortsgruppen är ansvarig för regler och hanteringen av kvalkort samt stjärnkort.
Roller
- Sammankallande
- Medlemmar
- Stjärnkortsansvarig
- Kvalkortsansvarig
Gruppen generellt:
- Diskutera/rösta fram kvalningsregler/vilka som kvalar, som lämnas vidare till RIKSgruppen för publicering i RIKSreglementet samt på hemsidan
- Ta fram championatslistor för att följa upp championatsindelningen på RIKS i samarbete med RIKSgruppen
- Ta fram mallar för kvalkortslistor och hantering av kvalkort på liveshower för att underlätta för kvalkortsansvarig
- Ta emot ansökningar om Stjärnkort samt skriva ut dessa och skicka till ägare i samband med utskick av kvalkort.
- Skriva/uppdatera listor till dessa som regelbundet sparas i kvalkortsgruppen
- Ansvarar för utformning, tryckning och beskärning av kvalkorten
- Skriver kvalkortslistor i showordning för kvalande Live- och Fotoshower (sparas i kvalkortsgruppen)
- Skriver listor uppdelat på ägare vars hästar har kvalat (denna lista skickas till Riksgruppen innan Riks) (sparas i kvalkortsgruppen)
- Skriver och skickar ut kvalkort till kvalade hästar
- ansvarar för incheckning av kvalade hästar på Riks eller delegerar denna uppgift till annan/andra
- ansvarar för utdelning av kvalkort på liveshower samt Riks
Kontakt
Email: §6 g) Fotoshowsgruppen
Ansvarsområde
Fotoshowsgruppen ansvarar för fotoshower som hålls i föreningens regi.
Roller
- Sammankallande
- Medlemmar
- Ta fram fotoshower i föreningens regi för medlemmarna
- Ta fram priser för fotoshowsvinnarna
- Leta domare till showerna samt annonsera i tidningen och på hemsidan
- Ladda upp bilder till fotoshowerna på hemsidan för fotoshowerna
- Ta emot resultat från domarna, sammanställa samt skicka ut till alla deltagare
- Redovisa resultat på vinnarna i tidningen, facebook och på hemsidan
- Vid slutet av året alternativt 2 gånger per år skicka ut priser eller lämna på tex Riks för att spara porto
Kontakt
Email: [email protected]
§6 h) Redaktionen för Modellhästnytt
Ansvarsområde
Redaktionen ansvarar för utformning och utgivning av medlemstidningen ModellhästNytt som utkommer 4 ggr per år.
Roller
- Redaktör
- Sekreterare
- Redaktion
- Layout
- Tryck
- Utskick
- Ansvarig utgivare
- Planering och koordinering av tidningens innehåll
- Editering av tidningens innehåll
- Layout och montering av tidningens innehåll
- Tryckning
- Utskick
Kontakt
Email: §6 i) Webbgruppen
Ansvarsområde
Webbgruppen ansvarar för föreningens hemsida, officiella Facebooksida, Facebook medlemsgrupp och föreningens Instagramkonto.
Roller
- Sammankallande
- Medlemmar
- Ansvarig utgivare:
Hemsidan
- Administration
- Design och layout
- Struktur och kod
- Epost
- Upplägg av innehåll
- Upplägg av nyheter
- Moderering av inlägg
- Föreningens officiella sida
- Administration
- Upplägg av innehåll
- Upplägg av nyheter
- Moderering av inlägg
- Föreningens medlemsgrupp
- Administration
- Upplägg av innehåll
- Upplägg av nyheter
- Moderering av inlägg
- Administration
- Upplägg av innehåll
- Upplägg av nyheter
Kontakt
Email: §6 j) Marknadsföringsgruppen
Ansvarsområde
Marknadsföringsgruppen ansvarar för föreningens marknadsföring.
Roller
- Sammankallande
- Medlemmar
- Ansvarig utgivare
- Svara på förfrågningar från media
- Utföra marknadsföringsaktiviteter
- Utforma marknadsföringsmaterial
- Tillhandahålla material för medlemmar som önskar utföra marknadsföringsaktiviteter
Kontakt
Email: [email protected]
§6 k) Shoppen
AnsvarsområdeAnsvarig för shoppen har hand om föreningens shop som är tillgänglig för medlemmar.
Uppdrag
- Förvara varor och bokföring
- Köpa in varor
- Sälja varor till medlemmarna
- Skicka uppdateringar om vad som finns i shoppen till webbgruppen
- Göra inventering av lagret i början av året i samband med årets resultatrapport
Kontakt
Email: [email protected]
§6 l) Auktionsansvarig
Ansvarsområde
Auktionsansvarig anordnar och koordinerar en auktion till förmån för föreningen under RIKS.
Uppdrag
- Annonsera om auktionen till förmån för SMHF i MHN, på hemsidan och Facebook
- Ta emot objekt till auktionen
- Ta emot bud på objekt före själva aktionen för de som inte är på plats
- Ansvara för själva auktionen på RIKS alternativt om auktionsansvarig inte kan vara på plats på RIKS, delegera uppgiften till någon annan.
- Redovisa resultatet för auktionen
- Följa upp i samarbete med kassören, att alla har betalat för köpta objekt
Kontakt
Email: [email protected]
§6 m) Medlemsansvarig
Ansvarsområde
Medlemsansvarig håller register över föreningens medlemmar. (Kassören rapporterar till medlemsansvarig när det kommit in medlemsavgifter på föreningens konto.)
Uppdrag
- Hålla medlemslistan uppdaterad (nykommande, adressändringar etc)
- Skickar ut meddelanden till medlemmarna när det är dags att betala sin medlemsavgift, via MHN eller email
- Skicka en medlemslista till redaktionen för MHN som skall skickas till medlemmarna vid varje nummer av tidningen
Kontakt
Email: [email protected]
§6 n) Fadderansvarig
Ansvarsområde
Tillhandahålla faddrar (erfarna hobbyister) till nya medlemmar samt eventuellt för föräldrar till yngre nya medlemmar. Överlag besvara frågor från nya medlemmar. Eventuellt handha ”showfaddrar” för nya utställare (endast på showen).
Uppdrag
- Tilldela faddrar
- Hänvisa till återförsäljare av modellhästar för nya medlemmar
- Vara behjälplig med frågor
Kontakt
Email: [email protected]
§6 o) Registersamordnare
Ansvarsområde
Registersamordnaren är ansvarig för uppdateringen av listorna (registren) för rasregister, stuterier samt tävlingar.
Uppdrag
- Uppdatera Registerlistan på föreningens hemsida
- Uppdatera Stuteriregistret på föreningens hemsida
- Uppdatera Tävlingssidan på föreningens hemsida
- Skicka in uppdateringar till MHN
Kontakt
Email: [email protected]
§7 STADGAR
§7 a) PubliceringFöreningens stadgar skall publiceras på föreningens hemsida.
§7 b) Stadgeändring
Förslag till ändring av stadgarna får ske skriftligen av såväl medlem som styrelsen. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande årsmöten, med minst tre månaders mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte. Beslutet måste bifallas av minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade.
§7 c) Tolkning och tvist
Om parter inom föreningen inte kan enas om hur en stadga ska tolkas, gäller så kallat tolkningsföreträde. Inom föreningen har styrelsen tolkningsföreträde gällande stadgarna.
§8 UPPLÖSNING AV FÖRENINGEN
§8 a) Upplösning
Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på årsmöte. Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen till mötet. Beslut om upplösning skall ske på två på varandra följande årsmöten, med minst tre månaders mellanrum, varav ett ska vara ordinarie årsmöte. Beslutet måste bifallas av minst två tredjedelar av de närvarande röstberättigade.
§8 b) Tillgångar
Vid upplösning ska föreningens ev. skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar överföras till en förening som arbetar för djurskyddets fromma. Årsmötet beslutar vid det sista mötet till vilken förening tillgångarna skall skänkas till. En ansvarig (likvidator) ska utses för att sköta betalning av ev. skulder, överföring av tillgångar, avsluta föreningens konton samt avregistrering från skatteverket.
§8 c) Sociala medier
Vid upplösning ska föreningens sociala medier hanteras.
Föreningens hemsida skall uppdateras med information om att föreningen har upplösts. Sidan skall finnas kvar till dess att det är dags att förnya den kostnadsmässigt, då skall den stängas ner. Övriga sociala medier så som t.ex. Facebook och Instagram skall uppdateras med information om att föreningen har upplösts. Information och konton bör ligga kvar under ett års tid och sedan avslutas. En ansvarig ska utses för att sköta avslutandet av föreningens hemsida samt föreningens övriga konton i sociala medier.
§8 d) Handlingar
Vid upplösning ska föreningens funktionella handlingar (se §4d)hanteras. Arkivering av funktionella handlingar hanteras av årsmötet som upplöser föreningen. Enligt lag skall räkenskaper och bokföring sparas (se §4d).
uppdaterad: 2023-06-03
